Зачем реальному бизнесу Виртуальная АТС

«Иметь виртуальный номер удобно. А чтобы его подключить, как сказал мне менеджер в "Манго", когда я туда позвонил, усилий и времени нужно немного», — рассказывает маркетолог компании «Модуль» Антон Белинский.

При подключении к Виртуальной АТС Mango Office от «Модуль — Торговое оборудование», действительно, не потребовалось практически никаких усилий. Все, что было необходимо, — определить и заказать необходимое для работы менеджеров компании количество телефонных трубок. Остальные работы — за специалистами «Манго Телеком».

«Когда я только выбирал сервис, то думал, что для виртуальной телефонии нужен очень быстрый интернет. У нас тогда был подключен интернет от "Мегафона" на 5–7 Мбит/с. Но по факту скорость была еще ниже, так как наш офис и производство находятся далеко от центра — почти на въезде в город, недалеко от аэропорта "Кольцово". Мелких операторов связи в этом районе нет, а у крупных федеральных — тарифы дорогие. Но оказалось, что для Виртуальной АТС много интернета не нужно. Хотя я все же перестраховался и приобрел 4G-модем специально под новую АТС», — говорит Антон Белинский.

С момента первого звонка клиента в «Манго Телеком» до начала установки в компании новых телефонных аппаратов прошло не больше недели, сервисы начали работать на следующий день. «В "Манго" хорошо выстроена система общения с клиентом, — отмечает маркетолог "Модуль — Торговое оборудование". — Я позвонил, мне оперативно выслали коммерческое предложение, и я сделал выбор. Потом к нам приехали инженеры, сделали все необходимые подсчеты, и мы сформировали окончательный заказ». Для организации связи в компании потребовались 4 телефонных базы и 25 телефонных трубок к ним.

Из предложенных оператором тарифов «Модуль» выбрала базовую версию, подходящую для телефонизации компании любого размера (микробизнес, СМБ, крупный бизнес). Фирма получила виртуальный номер и арсенал из 90 различных функций, позволяющих максимально точно настроить систему связи под конкретные потребности. По словам Антона Белинского, компании, прежде всего, было необходимо получать четкую статистику по количеству поступивших звонков с каждой из рекламных площадок, детализировать отчетность по телефонным звонкам вплоть до отдельного сотрудника, снизить количество пропущенных вызовов и улучшить качество коммуникации с клиентами, наладив гибкую систему переадресации. И, конечно, для анализа работы сотрудников важно было иметь аудиозаписи всех телефонных разговоров менеджеров с клиентами.

С Виртаульной АТС Mango Office номера телефонов всех входящих вызовов в компании определяются. В зависимости от того, из какого региона звонит клиент, звонок направляется на конкретного сотрудника «Модуля» или группы специалистов.  Наиболее актуальные алгоритмы распределения звонков в группе специалистов — «одновременно всем». Также активно используется возможность переадресации звонка на «знакомого» сотрудника — тому специалисту, с которым уже общался клиент.

Также «Модуль» использует автоответчик, который включается в нерабочие часы и предлагает оставить сообщение, а также установил мелодию вместо гудков до момента соединения.

Кроме того, по словам Антона Белинского, фирма активно использует возможность безлимитной записи всех телефонных разговоров. Полученные файлы сохраняются в Личном кабинете, где их можно прослушать онлайн или скачать и прослушать позже. Например, пока стоишь в пробке. Объем облачного хранилища в рамках тарифа можно выбрать. «Модуль» остановилась на 1 Гб. Это значит, что можно сохранить примерно 170 часов записанных разговоров сотрудников. Компания также добавила опцию автоматической отправки всех аудиозаписей на e-mail. Сейчас топ-менеджеры фирмы выборочно прослушивают записи разговоров своих продавцов с наиболее значимыми или сложными клиентами.

Опции по сбору статистики и мониторингу «Модуль — Торговое оборудование» использует в полном объеме. Этот функционал был одним из приоритетных для компании. Теперь у руководства фирмы есть доступ к полной информации о полученных и пропущенных звонках (с детализацией по сотрудникам), а также данным об эффективности рекламных площадок, о нагрузке по часам, об эффективности работы и о показателях обслуживания.

Раньше на рекламных площадках, которые использовала «Модуль», был указан номер личного мобильного телефона руководителя отдела продаж. Но в силу различных причин (командировки, плотный рабочий график и т.д.) сотрудник не всегда мог ответить на звонок. Соответственно, часть звонков клиентов просто терялась. А статистику вызовов в разрезе рекламных площадок получить было и вовсе невозможно. Кроме того, на посадочной странице и сайте компании был указан один основной офисный номер телефона, что также затрудняло детализацию данных. После подключения к Виртуальной АТС Mango Office компания увидела, что количество клиентов, получаемых с целевой страницы, совсем незначительное — и взялась за переработку лэндинга.

«Функционал Mango Office в различных тарифах очень обширный, — поясняет Антон Белинский, — но мы хотели начать с основного, решить главные задачи, а потом, когда потребуется, закажем остальное».

Через неделю пос   ле того, как был сделан заказ, в «Модуль — Торговое оборудование» приехали технические специалисты филиала «Манго Телеком» в Екатеринбурге и подключили все телефонные аппараты и базовые станции к облачному сервису. Мощности мобильного интернета оказалось вполне достаточно для новой телефонии. А позже «Модуль» перешла на 100-мегабитный интернет от «Ростелекома» — и последние сомнения исчезли.

Завершающей проверкой для нового сервиса стал «тест» на юзабилити, удобство использования Личного кабинета абонента на сайте Mango Office. Как отмечают в «Модуле», Личный кабинет АТС предыдущего поставщика услуг, был не слишком эргономичным, а вот сервис Mango Office, напротив, оказался интуитивно понятным. «Сначала мы думали, что будет сложно самостоятельно настроить все: сделать уровни доступа для разных пользователей, учетные записи, внести всех сотрудников, схему и правила работы создать. Но с нашим системным администратором мы быстро во всем разобрались — сделали за один день. Я даже открыл нашим компаниям-партнерам, доступ к просмотру статистики по отдельным рекламным каналам, чтобы они сами могли получать данные по ним. Когда сотрудничество закончится, я легко могу удалить их учетные записи и аннулировать права доступа», — рассказывает Антон Белинский.

Виртуальная АТС Mango Office в «Модуль — Торговое оборудование» уже работает. Какие результаты принесет бизнесу внедрение новой облачной технологии? Об итогах проекта — в новых материалах CNews в разделе «Реалити-шоу: бизнес за стеклом».